Una suite ERP adatta per ottimizzare i processi di una PMI

Il primo step del percorso di digitalizzazione di qualsiasi PMI è rappresentato dall’analisi relativa all’ottimizzazione dei processi aziendali.
Una volta stabiliti gli obiettivi aziendali da raggiungere, la scelta di un software gestionale «su misura» potrà davvero avviare e supportare l’iter di digitalizzazione e dematerializzazione dei processi aziendali, anche quelli più complessi.
Cerchiamo di capire insieme come scegliere il software gestionale o la suite ERP più adatta alle proprie esigenze aziendali.

 Ridefinire i processi aziendali al fine di ottimizzarli  
La digitalizzazione aziendale è un tema affrontato molto spesso dai media, specie in questo periodo: solitamente viene descritto come un percorso obbligatorio per la crescita del settore produttivo italiano, se ne parla in occasione del lancio di nuove soluzioni software ma raramente venga spiegata con un approccio più concreto e realistico.
Partiamo quindi dicendo che è inutile avviare un processo di digitalizzazione utile senza una metodologia efficace di analisi dei processi aziendali, non solo volti alla loro classificazione ma effettuando analisi delle relative relazioni e dipendenze, che si traduce in una vera e propria mappatura di procedure composte da operazioni e conseguenti step approvativi.
 
La mappa di tutti i processi aziendali e la struttura organizzativa aziendale sulla quale sono sviluppati devono essere innanzitutto coerenti con il business dell’azienda. L’organizzazione aziendale dev’essere chiara e nota (fattore non sempre scontato) ma soprattutto strutturata per il raggiungimento degli obiettivi preposti in funzione della realtà in cui opera l’azienda.
L’ottimizzazione dei processi aziendali dev’essere pianificata con un’accurata progettazione che individui da subito le risorse umane coinvolte e i relativi ruoli e obiettivi: ogni area o risorsa ha una funzione ben delineata e per questo dev’essere in grado di operare nelle migliori condizioni.
 
Occorre sempre tenere presente che non si dovrà mai verificare una situazione in cui le necessità (presunte o reali) di una o più aree o risorse aziendali, vada a discapito dell’efficienza del processo nella sua globalità. Il modo più efficace per ottenere quanto descritto è la condivisione degli obiettivi tra proprietà, management e ruoli operativi e la conseguente cooperazione nell’individuare le soluzioni più appropriate.
Una particolare attenzione deve essere posta anche nell’identificazione di grandezze misurabili e consultabili che costituiranno i cosiddetti “Key Performance Indicator” per verificare in un lasso di tempo il grado di efficienza dei vari processi al fine di instaurare un ciclo di miglioramento continuo e tangibile.
 
 La scelta dell’ERP  
Solo dopo aver stabilito gli obiettivi occorrerà valutare e scegliere accuratamente quali soluzioni software adottare.
Tralasciando volutamente l’aspetto economico relativo all’investimento, la struttura portante dell’organizzazione dovrà essere costituita da un ERP che provveda alle funzioni «vitali» dell’azienda a livello amministrativo/contabile.
Partendo dalla considerazione che non esiste l’ERP ideale per tutti e che nessuna software house seria installerà la propria soluzione software senza una precisa analisi iniziale, è conveniente per entrambe le parti instaurare un rapporto di mutua collaborazione per la sovrapposizione della logica di funzionamento dell’ERP alla struttura aziendale.
L’ERP deve essere utilizzato in maniera proficua e al massimo delle sue potenzialità. Solo così sarà possibile raggiungere con facilità gli obiettivi preposti.
L’efficacia della suite ERP dipenderà molto dalla qualità delle analisi preliminari all’installazione della soluzione.
 
 Conclusioni  
La considerazione finale è che non esiste un software gestionale o un ERP in grado di risolvere tutte le criticità e i problemi di un’azienda.
Prima di tutto c’è bisogno che l’organizzazione aziendale sia ben strutturata in tutti i suoi processi e assicurarsi che le risorse siano in grado di utilizzare in modo appropriato gli strumenti disponibili.
L’intento di questo articolo è di valorizzare il più possibile l’importanza della conoscenza aziendale e di ciò che accade al suo interno, evidenziando quanto la scelta di un gestionale o un ERP sia strettamente legata alla conoscenza dei processi e delle criticità aziendali.
Le software house a cui appoggiarvi nello sviluppo degli strumenti necessari vanno selezionati anche in funzione di questo. Le soluzioni non cadono dal cielo e soprattutto non si possono improvvisare durante una riunione.