Gestione documentale, da strozzatura a risorsa aziendale

La gestione documentale è, per molte aziende, il passo essenziale per aumentare l’efficienza e soprattutto, in questi tempi di crisi, ridurre i costi.
Tuttavia non si può pensare che l’implementazione di una procedura evoluta come questa sia automatica e immediata: per farci spiegare come muoversi per un’integrazione rapida ed efficace nei processi aziendali ci siamo rivolti a Datasis, che si occupa da anni, anche sul suo sito, di sistemi di gestione documentale.
Per semplificare al massimo quanto ci hanno spiegato, ecco per voi una mappa in cinque punti per condurvi dritti ad un ufficio con una perfetta gestione documentale:
 
 1. Identificazione delle criticità 
Per prima cosa, qualsiasi viaggio deve iniziare da un punto fermo: per la gestione documentale, si tratta del capire quale reparto, o ufficio, all’interno dell’azienda crea i maggiori problemi a livello di produzione dei documenti.
Dove si consuma più carta? Quale ufficio è il collo di bottiglia dove le pratiche rallentano? Nella maggior parte dei casi, è l’Amministrazione, oppure il Magazzino; in alcune grandi realtà, invece, le Risorse Umane.
È proprio da questo ufficio chiave che dovrete cominciare a progettare il vostro nuovo sistema di gestione dei documenti.
 
 2. Assegnazione dei privilegi d’accesso 
Né un sistema digitale, né tantomeno un tradizionale sistema di documenti cartacei, prevedono che fatture, ordini, e documenti vengano lasciati costantemente in bella vista; le informazioni riservate devono esser protette, e anche nei sistemi di moderna gestione documentale questo criterio di riservatezza deve rimanere vivo.
Allo stesso tempo è necessario, perché il sistema funzioni, evitare di porre troppe barriere e ostacoli alla circolazione dei documenti non riservati: l’equilibrio si trova identificando chi ha diritto di vedere cosa, quando, e da dove può accedervi.
 
 3. Riconoscimento delle modalità lavorative 
Il lavoro in un’azienda è fatto anche di spazi, non soltanto di azioni.
Studiate dove sono disposti gli uffici che hanno bisogno di accedere agli stessi documenti, e dove vengono prodotti i documenti da digitalizzare; tenete conto, se ce ne sono, dei collaboratori esterni in telelavoro, e di eventuali sedi remote.
Si tratta di considerazioni che vi parranno banali, ma che potranno guidare lo specialista che progetterà il vostro sistema nella direzione più giusta.
 
 4. Studio del flusso documentale 
La gestione documentale deve essere un aiuto, mai un ostacolo, per l’azienda; e perché questo accada, le procedure relative devono essere inserite in modo da alterare il meno possibile i flussi di lavoro consolidati e che hanno raggiunto un equilibrio ottimale. In questo modo vi assicurerete che i collaboratori, per primi, siano ben felici di mettere in atto i processi necessari, perché potranno percepirli come utili e non se ne vedranno complicare il lavoro.
 
 5. Determinazione del Budget 
Soprattutto in questi anni economicamente complessi, il costo dell’intera operazione di implementazione della gestione documentale può rivelarsi, per quanto ben speso, troppo corposo per affrontarlo tutto in un’unica soluzione.
Determinate con chiarezza quanto potete spendere, calcolate anche quanto vi farà risparmiare, e poi fate calibrare la progettazione del sistema su tale cifra – piuttosto, – come dicevamo, implementandola all’inizio solo nei reparti più critici.